C'est votre club qui vous rend éligible aux frais kilométriques et qui définit votre mode (remboursement ou renonciation). Si vous ne voyez pas cette rubrique, contactez un administrateur de votre club.
1. Accéder à « Mes frais km »
Depuis le menu de gauche, ouvrez Mes frais km.
La page comporte 3 sections:
Trajets: vos déplacements déclarés
Reçus: vos reçus (remboursement ou fiscal)
Configuration: votre adresse et vos véhicules
2. Configurer votre profil
Avant de déclarer un trajet, il faut que vous configuriez votre profil cela vous fera gagner du temps à chaque déclaration.
Ouvrez la section "Configuration"
Définissez votre adresse de domicile (point de départ par défaut de vos trajets).
Ajoutez votre ou vos véhicules: type de véhicule, puissance fiscale et immatriculation. Ces informations servent au calcul du barème kilométrique officiel.
3. Déclarer un trajet
C'est le cœur de la fonctionnalité : vous déclarez depuis la page de l'événement auquel vous avez participé.
Ouvrez l'événement concerné (entraînement, match, plateau…) auquel vous avez été convoqué
Repérez la carte « Déclarer mes frais kilométriques » et appuyez dessus
Le formulaire s'ouvre déjà pré-rempli à partir de l'événement :
Départ: votre adresse domicile -> Arrivée (le lieu de l'événement)
Date: celle de l'événement
Véhicule: votre véhicule par défaut.
Ajustez si besoin, choisissez Aller-retour ou Aller simple, ajoutez un motif.
La distance et le montant se calculent automatiquement.
Vous n'avez pas à choisir entre remboursement et renonciation : c'est le mode défini par votre club pour vous, qui s'applique automatiquement.
La carte n'apparaît que si vous êtes éligible et que vous avez bien été convoqué à cet événement.
Vous pouvez également ajouter des trajets depuis votre page "Mes frais km" dans l'onglet "Trajets".
Bouton "Ajouter un trajet"
Renseignez les informations du trajet
Choisissez le membre
La date du trajet
Le véhicule
Le motif du déplacement (ex: entraînement, match à l'extérieur)
L'itinéraire
Certifiez l'exactitude des informations
Enregistrez le trajet
Le montant est calculé automatiquement selon le barème kilométrique officiel, la puissance fiscale du véhicule et la distance du trajet.
4. Suivez vos trajets
Une fois déclaré, votre trajet apparaît directement sur l'événement sous forme de récapitulatif (distance, montant, statut). Vous retrouvez aussi l'ensemble de vos trajets dans "Mes frais km" → section "Trajets".
Chaque trajet affiche un statut :
- Soumis: envoyé, en attente de validation
- Validé: accepté par le club
- Refusé: rejeté (un motif peut être indiqué)
- Payé: remboursé (mode remboursement)
- Renoncé: inclus dans un reçu fiscal (mode renonciation)
5. Vos reçus
Dans "Mes frais km" → section "Reçus", vous retrouvez les documents édités par votre club à partir de vos trajets validés :
Reçu de remboursement: récapitule les trajets qui vous ont été (ou seront) remboursés.
Reçu fiscal: atteste de votre renonciation au remboursement. Il vous permet, avec le CERFA associé, de bénéficier d'une réduction d'impôt.
Ouvrez un reçu pour consulter le détail des trajets et télécharger le récapitulatif PDF.
