Il existe deux modes, choisis par membre :
Remboursement: le bénévole est remboursé de ses frais. Vous générez un reçu de remboursement et pointez le paiement, ce qui génère une dépense dans votre comptabilité.
Renonciation: le bénévole renonce au remboursement et fait un don au club. Vous pouvez générer un reçu fiscal et son CERFA, qui lui permet une réduction d'impôt.
1. Accéder au module
Depuis Mon club, ouvrez Frais kilométriques.
Vous arrivez sur une page à 3 onglets :
Trajets: tous les trajets déclarés
Membres éligibles: qui peut déclarer des frais
Reçus: les reçus générés
2. Rendre un membre éligible
Avant qu'un membre puisse déclarer des frais, il faut le rendre éligible et qu'il configure son profil (configuration du profil voir l'article "Déclarez vos frais kilométriques").
Ouvrez l'onglet "Membres éligibles".
Cliquez "Ajouter +" et choisissez le membre dans la liste.
Définissez son mode par défaut, il est en Remboursement
Configurez ses droits: peut déclarer ses frais (il saisit lui-même ses trajets) et peut visualiser ses frais (il peut voir uniquement ses reçus)
Le mode choisi ici est appliqué automatiquement à chaque nouveau trajet du membre. Un membre en « Renonciation » produira des reçus fiscaux, un membre en « Remboursement » des reçus de remboursement.
3. Déclarer les trajets
Deux façons d'alimenter les trajets :
Le bénévole les déclare lui-même depuis son espace (voir l'article « Déclarez vos frais kilométriques »).
Vous les ajoutez pour lui depuis l'espace admin.
Dans l'onglet "Trajets"
Bouton "Ajouter un trajet"
Renseigner les informations du trajet
Choisissez le membre
La date du trajet
Le véhicule
Le motif du déplacement (ex: entraînement, match à l'extérieur)
L'itinéraire
Certifier l'exactitude des informations
Enregistrer le trajet
Le montant est calculé automatiquement selon le barème kilométrique officiel, la puissance fiscale du véhicule et la distance du trajet.
Il existe aussi un bouton "suggestions de trajet" (en haut à droite) qui propose automatiquement des trajets à partir des déplacements aux événements du club.
4. Traiter les demandes
Un trajet passe par plusieurs statuts : Brouillon → Soumis → Validé ou Refusé, puis Payé ou Renoncé en fonction du mode choisi pour le membre.
Dans l'onglet "Trajets", sélectionnez un ou plusieurs trajets (cases à cocher).
Choisissez Valider ou Refuser dans la barre d'actions.
Seul les trajets validés peuvent être inclus dans un reçu.
5. Générer un reçu
Sélectionnez les trajets validés d'un même membre, puis choisissez l'action selon le mode.
Reçu fiscal (mode renonciation)
Action Générer reçu (tous les trajets doivent être en mode Renonciation et validés).
Le reçu apparaît dans l'onglet "Reçus"
Voir le détail du reçu
Télécharger le récapitulatif PDF (trajets + véhicules)
Générer le CERFA (le document officiel de don que le bénévole utilisera pour sa réduction d'impôt)
Reçu de remboursement (mode Remboursement)
Action Rembourser (tous les trajets doivent être en mode Remboursement et validés).
Un reçu de remboursement est créé et une dépense apparaît automatiquement dans votre comptabilité (catégorie « Frais kilométriques »), en statut « À payer »
Ouvrez le reçu → carte Paiement → Pointer le paiement: renseignez le versement effectué au bénévole (montant, moyen de paiement, date). Le statut passe alors à Payé.
