En bref — Par défaut, chaque membre ne voit que le planning de ses propres groupes. Vous pouvez l'ouvrir à vos entraîneurs — pour qu'ils repèrent les créneaux déjà pris — ou à tous vos membres. Le réglage se fait en trois questions, et vous gardez la main sur les groupes et les événements à ne pas montrer.
1. Où se règle l'accès
Où : Mon Club › la roue crantée, en haut à droite de la page › onglet « Config. générale » › section « Accès au calendrier »
La carte « Visibilité du planning club » résume en trois lignes le réglage en cours : qui voit le planning, jusqu'où va l'accès, et combien de groupes sont gardés privés. Cliquez dessus pour ouvrir l'assistant.
La carte de résumé, dans la section « Accès au calendrier »
Réservé au staff du club — Ce réglage engage tout le club : il n'est modifiable que par les personnes rattachées au staff du club, celles qui ont déjà accès à la configuration.
2. Qui voit le planning des groupes ?
La première question de l'assistant porte sur les événements des groupes dont on n'est pas membre. Trois réponses possibles :
« Personne d'autre » — chacun ne voit que ses propres groupes. C'est le réglage de départ de tous les clubs.
« Les entraîneurs » — toute personne qui a le rôle d'entraîneur dans au moins un groupe du club. Elle voit les créneaux de tous les groupes, pour repérer les terrains et les salles déjà pris.
« Tous les membres du club » — joueurs, parents, encadrants : tout le monde voit le planning complet.
L'étape 1 : l'encadré rappelle ce que voient vos dirigeants, quel que soit votre choix
Vos dirigeants gardent l'accès complet — Président, bureau, secrétariat, trésorerie : ils voient tout, groupes privés compris. Ce réglage ne concerne que vos autres membres.
3. Jusqu'où va cet accès ?
Voir qu'un créneau est occupé, ou pouvoir l'ouvrir pour savoir ce qu'il contient : ce sont deux choses différentes. La deuxième question vous laisse choisir.
« Visible dans le calendrier seulement » — l'événement apparaît dans le calendrier, mais l'utilisateur ne peut pas l'ouvrir. C'est suffisant pour gérer l'occupation des terrains.
« Page de l'événement consultable » — l'utilisateur peut cliquer dessus et consulter ses informations et ses membres convoqués.
L'étape 2 : les deux niveaux d'accès possibles
Et les événements du club ? — Assemblée générale, loto, tournoi : les événements créés sans groupe restent visibles par tous vos membres, quoi que vous choisissiez ici.
4. Les groupes à garder privés
La dernière étape liste vos groupes : cochez ceux dont les événements ne doivent jamais apparaître dans le planning du club. Le bureau, la commission arbitrage, un groupe de travail : leur planning n'a en général aucune raison de s'afficher chez les joueurs.
Un groupe gardé privé reste visible par ses membres, par vos dirigeants et par les personnes convoquées à ses événements.
Au moment de créer un groupe — Le même réglage existe dans le formulaire du groupe, sous « Garder ce groupe privé ». La ligne en dessous vous rappelle qui verra ses événements selon le réglage du club.
5. Ce que vos membres voient ensuite
Dès que le planning est ouvert, vos membres trouvent une nouvelle entrée « Agenda complet du club » dans leur calendrier. La page prend le nom « Planning complet » et change de couleur : impossible de la confondre avec leur calendrier personnel.
Le planning complet du club, tous groupes confondus
Rien ne change pour les convocations — Voir un événement dans le planning du club ne veut pas dire y être convoqué. Les convocations, les réponses et les notifications restent strictement inchangées.
6. Cacher un événement en particulier
Pour une réunion sensible, inutile de rendre tout un groupe privé : le formulaire de l'événement propose « Événement confidentiel ». Seules les membres du groupe et les dirigeants du club le voient — il n'apparaît nulle part ailleurs.
Le réglage, en bas du formulaire de l'événement
Vous ne voyez pas ce réglage ? — Il n'apparaît que là où il sert à quelque chose : sur un événement de club, ou sur un événement de groupe lorsque le planning des groupes est partagé. Dans un club resté sur « Personne d'autre », l'événement est déjà invisible en dehors du groupe.